Comment mettre en place un meilleur système d'archivage électronique ?

Pour le bon fonctionnement de toute entreprise, la gestion des documents est importante. CD, DVD, disque dur interne ou externe, clé USB, ces supports sont adaptés, lorsque vous recherchez simplement des outils pour garder vos documents en sécurité. Mais obsolescence et confidentialité sont autant d’arguments pour vous déconseiller ces solutions. Il existe aujourd’hui, de nombreuses solutions et outils comme le système d'archivage électronique qui aide à la création d'un processus de traitement de données efficace et sécurisé. Découvrez comment mettre un tel système en place au sein de votre entreprise.

L'archivage SAE : qu'est-ce que c’est ?

L'archivage électronique ou SAE archivage est un système de stockage de données, qui permet de conserver les données, informations et documents de façon dématérialisée. Il peut s'agir de fichiers bureautiques, de base de données, d'email, mais surtout de papiers ou dossiers papiers qu'il faut numériser. 

Objectif et importance du système d'archivage électronique

Le système d’archivage électronique SAE améliore l’accès à l'information. Il réduit les coûts d'exploitation et diminue les risques de fuites de données. Il permet la conservation, la consultation et la restitution des documents électroniques, garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur pérennité. Pour préserver la vocation probatoire des documents archivés, le système d'archivage électronique assure 5 rôles importants : la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité, la réversibilité et la pérennité des données. 

Pourquoi archiver numériquement 

L'archivage numérique offre de nombreux avantages.

Economique

Économiquement, il est moins coûteux que le stockage de dossiers papiers. Avec ce système, c’est aussi une économie d'espace. L’accès aux informations est beaucoup plus simplifié. Il offre une meilleure performance lors des recherches et consultations des documents. 

Sécurité des données

Lorsqu’on opte pour l’archivage électronique, on bénéficie d'un accès sécurisé aux informations. Une fois, archivées, seules les personnes habilitées pourront accéder aux informations. En cas d'incident ( incendie), l’archivage électronique assure la sauvegarde des documents. 

Mise en place d'un meilleur SAE

Pour mettre en place un SAE, un véritable travail d’équipe s'impose. Une répartition des taches doit être faite entre plusieurs membres de l’entreprise. Une équipe doit donc être déléguée pour conduire le projet jusqu’à ce qu'il soit finalisé. L’équipe se composera de chaque collaborateur provenant de tous les départements de l'organisation. Ainsi, les membres de chaque département pourront décider de la façon dont l’information sera traitée à leur niveau. 

Mise en place d'un système évolutif

Si le SAE n'est pas assis sur une bonne stratégie, il ne sera pas performant. Une bonne stratégie aura plusieurs orientations et évaluera le système actuel de classement et de conservation des données de l'entreprise concernée. Pour que la stratégie soit fonctionnelle et performante, il est important de choisir un ou deux départements comme projets pilotes. Cette équipe pourra développer les stratégies et méthodes pouvant aider chaque département dans le traitement de ses données. Aussi, cette nouvelle équipe et l'ancienne décideront de la procédure parfaite de stockage des documents à adopter. 

Stratégie documentaire dans le respect des normes

Une stratégie documentaire qui aboutit à la mise en place d'un SAE doit respecter une certaine norme.  Il est essentiel de savoir que l'archivage électronique des données ne se fait pas n'importe comment. Il faut respecter certaines normes mises en place. Et qu'il s'agisse de documents physiques ou électroniques, ces règles ou normes doivent être respectées. Les normes abordent nombreux aspects du stockage et du traitement des.